Deelauto's voor dienst­ver­plaat­sin­gen: hoe begin je eraan als lokale overheid?

Als (lokale) overheid wil je je inwoners stimuleren om aan autodelen te doen. Tegelijk wil je ook zelf het goede voorbeeld geven, door deelauto's te gebruiken voor dienstverplaatsingen. In deze checklist hebben we alle belangrijke stappen opgelijst. 

Aanbod aan deelauto's

• Kijk welke aanbieder al actief is op je grondgebied en sluit een bedrijfsabonnement af.
• Wil je extra aanbod aan deelwagens creëren? Investeer door in te tekenen op een raamcontract vanuit een intercommunale of door zelf deelwagens aan te besteden via een overheidsopdracht.
• Of ga voor een tweeledige oplossing:
  • Investeer in (bijkomende) deelwagens aan de gemeentelijke tewerkstellingslocaties.
  • Neem een bedrijfsaccount bij een aanbieder die wagens heeft in de brede regio zodat medewerkers van thuis kunnen vertrekken met een deelwagen voor werkverplaatsingen.

Administratie

• Zet een flow op zodat de administratie gelinkt aan dienstverplaatsingen en vlootbeheer bij de juiste diensten wordt opgevolgd (HR, facility/technische dienst…).
• Maak richtlijnen op voor dienstverplaatsingen en formaliseer die.
• Dubbelcheck of alle mogelijke ongevallen goed verzekerd zijn. 

Bij de start

Organiseer een testmoment om personeelsleden te tonen hoe de deelwagen precies werkt. Leg uit hoe ze hem kunnen reserveren en openen. Bij elektrische deelwagens toon je ook goed hoe het werkt met de laadpaal, en organiseer testritten. 

Informeer nieuwe medewerkers consequent

• Zorg dat collega’s die onboardingsgesprekken hebben dit topic steeds meenemen.
• Zorg voor een uitgebreide toelichting via bv. een tweemaandelijks overleg voor nieuwe medewerkers. 

Blijf voortdurend communiceren over de deelauto's

• Maak de meest recente info beschikbaar op intranet
• Schakel ambassadeurs van de deelwagen in onder het personeel en/of het bestuur. Deel hun ervaringen in interne communicatie. Laat hen het aanspreekpunt zijn voor collega’s met vragen over de deelwagen
• Zet zeker ook de (eventuele) mogelijkheid van voordelige privéaccounts in de verf. 

• Controleer maandelijks de gemaakte ritten. Doe indien gewenst steekproefsgewijze controles van de geregistreerde dienstverplaatsingen om te verifiëren of de ritten rechtmatig werden gemaakt. 
• Volg jaarlijks de gebruikscijfers op van de deelwagens voor dienstverplaatsingen. Het is boeiend om deze cijfers ook eens samen met de aanbieder van de deelvoertuigen te bekijken. Zij hebben vaak ook aanvullende info zoals het aantal geannuleerde ritten en het aantal geweigerde ritten. 
• Tweejaarlijks kan het interessant zijn om het personeel te bevragen over de deelwagens en de richtlijn dienstverplaatsingen.