Kan ik als zelf­stan­di­ge mijn be­drijfs­wa­gen delen met externen?

In een kostendelend systeem deel je letterlijk alle kosten van je bedrijfswagens met de gebruikers ervan. Dit gebeurt volgens het gebruik. Rijd je slechts 30 % van de tijd met jouw wagen en wordt je wagen voor de rest gebruikt door externen, dan betaal jij 30% van de totaalkosten en externen 70%.

Voor de sleutel zal je moeten afspreken, of met een sleutelkluisje werken.

Concreet kan je je bedrijfswagen delen via Cozywheels.

Jij blijft de eigenaar van de wagen. Je hebt er dus nog steeds zeggenschap over en blijft ook verantwoordelijk voor het onderhoud en de verzekering ervan. De autodeelorganisatie staat wel in voor de administratieve opvolging van het delen door een reservatie- en facturatiesysteem ter beschikking te stellen. Ze kunnen je ook vaak adviseren bij het sluiten van een goede autodeelverzekering.

In het geval dat je een bedrijfswagen leaset bij een traditionele leasemaatschappij, dan kan je deze wagens niet delen zonder toestemming van de leasemaatschappij. Wel kan je deze leasewagen vervangen door deelwagens van een aanbieder.

• Je gebruikt je wagen optimaal. Op momenten dat jij je bedrijfswagens niet gebruikt, kan iemand anders hem wel gebruiken.
• Je beperkt de kosten van je wagen. Op dit moment betaal jij alle kosten voor je wagen. Deel je de wagen met anderen, dan vloeit een deel van de kosten terug naar jouw bedrijf. Het aandeel van de kosten dat terugvloeit wordt bepaald door het aandeel dat jouw wagen door externen gebruikt wordt.

Volgens experts vallen alle inkomsten vanuit autodelen onder je beroepsinkomen en zijn ze in principe dus onderhevig aan een inkomstenbelasting. Maar binnen het kostendelende systeem levert het delen van de wagen je geen winst op, je vraagt enkel een deel van de kosten terug aan externe gebruikers. In theorie betekent dit dat de financiële en fiscale impact van het delen steeds nul is. De opbrengsten die je binnenkrijgt, zijn belastbaar, maar ook fiscaal aftrekbaar. Dat betekent dat het hele systeem voor jouw bedrijf financieel maar ook fiscaal neutraal is.

Deze theorie is gebaseerd op het advies van enkele boekhoudkundige experts. Er bestaan echter geen praktijkvoorbeelden van een bedrijf dat haar vloot op een kostendelende manier deelt. We weten dus niet wat de effectieve implicaties zijn in de praktijk op de boekhouding van een bedrijf. Advies van de FOD Financiën hierover blijft tot de dag van vandaag onduidelijk. We gaan ervan uit dat het advies van de experts klopt, maar het is nog wachten op een goed voorbeeld.

Stap 1: Bepaal de kilometerprijs

Wil je je bedrijfswagen op een kostendelende manier delen, dan moet je eerst een juiste kilometerprijs bepalen. Deze prijs zal je aan alle gebruikers van je bedrijfsauto vragen. De kilometerprijs wordt bepaald door de totaalkost (TCO3) van je bedrijfsauto te delen door het totaal aantal kilometers dat je wagen jaarlijks aflegt.

Een voorbeeld: Je rijdt jaarlijks 15.000 km per jaar met je bedrijfsauto. 9.000 km daarvan zijn voor beroepsmatige doeleinden, 6.000 km rijd je privé. Dat betekent dat de kosten van de wagen voor 60% in je beroepsinkomen vallen en 40% voor je privérekening zijn.
Vervolgens besluit je te starten met autodelen. Je schat in dat externe partijen nog eens 15.000 km met je wagen zullen rijden. Het totale aantal kilometers dat je bedrijfswagen aflegt op een jaar wordt 30.000 km, waarbij 9.000 km gebruikt wordt voor je beroepsverplaatsingen, 6.000 voor privéverplaatsingen en 15.000 km door derden. Het aantal kilometers voor jouw privéverplaatsen blijft hetzelfde (6.000 km), maar het beroepsaandeel stijgt tot 24.000 km, doordat anderen je wagen kunnen gebruiken.

De TCO3 wordt bepaald door alle jaarlijkse kosten die je aan je auto hebt en de fiscale aftrekbaarheid ervan. Omdat slechts 80% van de auto onder je beroepsinkomen valt (6.000 km of 20% is voor privégebruik) kan je ook maar 80% van de kosten aftrekken. De andere 20% betaal je volledig zelf. Om de juiste kilometerprijs te berekenen dien je 100% van de kosten in rekening te brengen (m.a.w. de totaalkost van de wagen, zowel voor het privédeel als het beroepsdeel, min de fiscale voordelen die je aan de wagen hebt. Krijg je een deel van de kost van de wagen terug (vanuit het 80% beroepsdeel), dan worden die niet meegerekend in de totaalkost). Die kost wordt gedeeld door het totaal aantal kilometers. Stel dat je jaarlijks € 7.000 kosten hebt voor je wagen (na aftrek van het fiscale voordeel van 80%), dan deel je die door de 30.000 km die de auto per jaar aflegt en dan wordt jouw kilometerprijs €0,23. 

Stap 2: Ontvang je inkomsten

De gebruikers betalen de kilometerprijs a rato het gebruik.

Een voorbeeld: Je hebt drie gebruikers, die elk 5.000 km per jaar rijden met jouw auto. Ze betalen je elk € 1.166,66 per jaar. In totaal krijg je € 3.500 terug van je jaarlijkse van € 7.000. Je gebruikers rijden 50% van de wagen en betalen dus ook 50% van de kosten.